Courir après le temps. C'est le marathon vécu par Anne Browaeys, 32 ans, juste après sa promotion au poste de directeur général de FullSix, une agence de marketing relationnel. « Mon rythme de travail est brutalement passé à la vitesse supérieure. Pendant trois mois, je n'arrivais plus à tout caser dans ma journée de douze heures. »

Depuis, elle a réussi à dompter son emploi du temps chargé en se fixant des priorités. «Avant, il m'arrivait d'aligner onze rendez-vous dans la journée. C'était mon côté perfectionniste. J'ai donc décidé de ne plus traiter certains sujets que je ne jugeais pas prioritaires et de me concentrer sur les 20 % du business qui font 80% de l'impact en interne.»

Ce qui est valable pour un dirigeant l'est aussi pour un manager ou un expert: il faut absolument se fixer des priorités et perdre l'illusion que l'on peut tout faire à 100%. Mais comment choisir les tâches sur lesquelles concentrer ses efforts ? Pour Claude Saurel, consultant en management, il suffit de se poser les questions suivantes: «Quelle est ma valeur ajoutée? En quoi suis-je indispensable au fonctionnement du service ? Qu'attend-t-on de moi dans la société?»

Marge de manœuvre

«Une fois identifiée la valeur ajoutée de sa fonction, on peut distinguer l'accessoire, potentiellement relégable, et le cœur de métier, qui ne l'est pas», explique Jean-Pierre Testa, manager à la Cegos. « En déléguant, j'ai dégagé facilement 25 % de temps en plus », estime Anne Browaeys.

Reste ensuite à gérer les priorités. Pour Jean-Pierre Testa, elles doivent être, dans la mesure du possible, planifiées. « Je me souviens d'un cadre qui se plaignait de ne pas communiquer assez avec ses collaborateurs. Mais il ne programmait jamais de réunions pour échanger et faire le point. » Pour autant, la planification a ses limites. « Dans une journée de travail, on rencontre toujours des imprévus : l'absence d'un collaborateur, une panne informatique, une réunion urgente », explique Claude Saurel. Mieux vaut se laisser des marges de manœuvre plutôt que de noircir totalement son agenda.

Parmi les missions essentielles, il est conseillé de commencer par les plus imposantes et terminer par les plus « légères ». C'est la fameuse loi des « pierres, des petits cailloux et du sable ». Pour que tout rentre dans une boîte, on doit d'abord mettre les plus grosses pierres, puis les cailloux et enfin le sable. Pour gérer son temps de travail, c'est pareil.

Culture de la synthèse

« Je m'efforce de traiter en premier lieu les chantiers de fond, quitte à procéder ensuite à quelques ajustements, assure Jérôme Lesage, directeur général de Place de la Formation (courtier en formation professionnelle). C'est la meilleure méthode pour respecter les délais. » Se concentrer sur l'essentiel, c'est aussi éliminer les réunions inutiles ou les paperasses encombrantes. « Vous ne verrez aucun dossier s'empiler sur mon bureau, raconte Yahya El Mir, PDG de SQLI (services e-business). J'ai aussi imposé que le reporting hebdomadaire du groupe tienne sur une page. Une culture de la synthèse qui fait gagner du temps à tout le monde. »

En déléguant le moins important dans son métier et en hiérarchisant ses tâches, le manager peut se ménager du temps pour prendre du recul. « Cette prise de réflexion, j'essaye de l'avoir une heure par jour, poursuit Jérôme Lesage. Pour un dirigeant, il faut savoir s'extraire de l'opérationnel et réserver des moments au suivi des dossiers avec chaque manager. » Un cadre doit aussi s'accorder des pauses pour casser la routine. « Je conseille souvent de noter sur son agenda des rendez-vous avec soi-même, ajoute Jean-Pierre Testa. Cela permet de se consacrer à un travail de fond. »